Xcel2XML: da Excel a Indesign

XML corretto partendo da Excel

Semplificando molto, il metalinguaggio XML isola l’informazione o dato elementare, ad esempio il contenuto di una cella di excel, tra due “marcatori” detti anche “tag”.

Se ad esempio l’altezza di un determinato articolo avesse valore “143” nella cella “altezza” di foglio di Excel, in linguaggio XML tale informazione verrebbe definita con la seguente struttura: <altezza>143</altezza>.

Il formato XML è quindi lo strumento attraverso il quale è possibile collegare un qualsiasi impaginato Indesign con le informazioni presenti nei database aziendali; al variare di queste, sarà possibile cambiarle in tempo reale nell’impaginato, mantenendo la stessa identica formattazione, attraverso una nuova veloce importazione dell’XML generato dal database stesso.

L’XML permette il collegamento non solo ad informazioni di testo, come codici o prezzi, ma permette l’inserimento automatizzato anche di immagini. Attraverso XML possiamo dunque realizzare in Indesign la tecnologia della stampa a dati variabili.

  • veloce tempo di realizzazione di stampati con grafica rigida, come ad esempio listini, ma anche di cataloghi opportunamente strutturati.
  • possibilità di anticipare e quindi di curare la realizzazione grafica del prodotto; può inoltre essere anticipato il lavoro di preparazione del materiale fotografico.
  • permette al cliente di lavorare sui propri dati per una maggior quantità di tempo, prima della consegna.
  • si evitano errori di digitazione e ripetitive operazioni di copia e incolla.
  • l’informazione XML può sincronizzare più media, come carta stampata, web, PDF da scaricare da un determinato URL, ecc…

Il software Xcel2XML in pratica

In teoria la maggior parte dei recenti pacchetti office permette di esportare dati in formato XML. Ma al di là del fatto che questa esportazione è in certi casi complicata quando non impossibile (Office antecedente alla versione 2003, Office su sistemi Mac OSX ecc), il più grave problema è che il codice XML esportato da questi applicativi è spesso pieno di informazioni sovrabbondanti, relative ad esempio alla formattazione grafica del programma sorgente, ma completamente inutili al fine della esportazione pura dei dati.

Affinchè si abbia una agevole importazione in Indesign, il codice XML deve essere strutturato in modo opportuno tenendo anche conto del tipo di impaginato che vogliamo ottenere.

Altra cosa importante, è che l’eventuale presenza di immagini nel database di partenza (per esempio in Excel o Access) memorizzate sotto forma di link a file locali nel pc dell’utente, verrebbero quasi certamente esportata in XML con una sintassi non appropriata per la gestione da parte di Indesign.

Da questa prospettiva siamo partiti per lo sviluppo di Xcel2XML che permette di collegare documenti Excel ad Indesign attraverso l’esportazione di un codice XML “pulito”, ottimizzato e personalizzabile, interpretabile poi da Indesign senza alcuna modifica da parte dell’utente finale.

Benchè Xcel2XML sia la nostra soluzione più popolare vista la grande diffusione di Excel quale contenitore di una lista prodotti, siamo in grado di proporre soluzioni per integrare nel flusso XML di Indesign anche database diversi da Excel, quali Microsoft Access, Microsoft SQLServer, MySql o Oracle.

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